4-Stappenplan: Plannen – Offertes aanvragen

Nu je weet wat je budget is en welke kosten je ongeveer kunt verwachten is het moment aangebroken waarop je offertes gaat aanvragen voor hosting, ontwerp / design en het bouwen van je site. Waar moet je zoal op letten bij het aanvragen van een offerte? Hoe kan je een goede beoordeling te maken?

Maak eerst een eigen scorekaart
Voordat je een offerte aanvraagt heb je meestal wel in je hoofd waar je zoal op wilt letten. Laat ze daar niet zitten, maar zet ze op papier of nog beter in Excel! Doe dit alsvolgt:
1) Maak een overzicht van alle punten die je belangrijk vindt. Door je voorbereiding tot nu toe weet je welke dat zijn. Geef aan elk punt een score. Vind je het heel belangrijk? Geeft het dan een 10. Is het minder belangrijk? Geef het dan een 7. Etc.
2) Doe dit zo voor elk onderwerp waarvoor je een offerte gaat aanvragen. De voornaamste zullen zijn: hosting en domein, ontwerp, bouw, marketing en eventueel een tekstschrijver.
3) Vul nu aan de hand van de binnengekomen offertes de scores in. Een 1 als het klopt, een 0 als het niet klopt.
4) Nu kun je per aanbieder een totaal score maken die je helpt bij je keus.

Zo kan je eigen scorekaart er uitzien (klik op de afbeelding voor een uitvergroting):

whelp-offerte-scorekaart.xls: Een voorbeeld offerte score kaart voor je website.

Stuur iedereen dezelfde, duidelijke instructies
Als je een offerte stuurt vergezel deze dan van duidelijke instructies die voor elk type aanbieder gelijk is. Een zogeheten briefing. Daarin staat precies wat je wilt bereiken met je site, wie je doelgroepen zijn, etc. Zie ook mijn eerdere berichten in deze serie. Alleen zo weet je zeker dat jij je informatie goed hebt gegeven en kun je je scorekaart invullen.
Je zult zien dat niet iedereen in detail ingaat op je offerte. Vaak worden standaardoffertes teruggestuurd. Vind je dat geen bezwaar? Laat het dan zo. Vind je het wel vervelend? Neem dan contact op met de vraag of ze je aanvraag nog eens goed willen lezen. Als ze hier niet voor in zijn, zoek dan een andere aanbieder.
Mijn ervaring is dat de beste partijen je een persoonlijk antwoord sturen waaruit blijkt dat ze je begrepen hebben. Het mooiste is een debriefing (een samenvatting van jouw wensen in de eigen woorden van de leverancier). Dit geeft aan dat je niet een nummer bent, maar een klant. En dat is precies wat je nodig hebt.

Vraag meerdere offertes aan, maar niet te veel
Ga uit van maximaal 3 offertes per type. Daarmee moet je een goede vergelijking kunnen maken. Het maken van een goede offerte is veel werk – wees dus zuinig met je aanvragen. Overigens, voor offertes van shared hosting is het gebruikelijk dat je deze online zelf bepaalt.

Blijf bij je oorspronkelijke plan
Ik merk vaak dat klanten tijdens de offerteronde nog nieuwe ideeën krijgen. Logisch, want bedrijven die een offerte maken komen graag met goede adviezen. Het gevaar is echter, dat je je laat meeslepen door nieuwe ideeën. Hierdoor verlies je je focus op je oorspronkelijke plan. Als het echt een heel goed idee is, moet je je offerte aanvraag misschien bijstellen. Maar spaar nieuwe initiatieven liever op voor een volgende versie van je site.

Maak je selectie
Als je twijfelt tussen twee aanbieders, neem dan persoonlijk contact op. Ervaar hoe dat is en of men genegen is om vrijblijvend een afspraak te maken. Dit moet je voldoende uitsluitsel geven. Heb je direct een winnaar dan is de keus eenvoudig.

Contracten
Nu je je keus hebt gemaakt moet je je afspraken vastleggen in een contract. Daarover binnenkort meer in het laatste artikel in deze serie: Contracten.