4-Stappenplan: Plannen – De briefing

Ik heb het in een aantal vorige artikelen in deze serie al gehad over een briefing. Dit artikel gaat hier dieper op in. Een briefing is een samenvatting van je wensen en de gevolgen van die wensen voor je opdrachtgevers. Het garandeert dat je ze een eenduidige opdracht geeft, zodat er later geen verwarring over kan ontstaan. Wat moet er staan in je briefing? Moet er een onderscheid zijn tussen een briefing voor vormgevers en programmeurs? Hoe verschilt het van een functioneel ontwerp? Deze vragen ga ik voor je beantwoorden.

Wat moet er staan in je briefing?
Een goede briefing kent 4 onderdelen:
1) Wie ben jij? – Een korte samenvatting over jezelf en je bedrijf.
2) Waar ben je nu? – Een beschrijving van de huidige situatie tot nu toe.
3) Wat is je plan? – Een samenvatting van je plannen, wat je wilt bereiken en op welke termijn.
4) Wat betekent dit voor je leverancier?

1) Wie ben jij? – Over jezelf en je bedrijf
Dit onderdeel is bedoeld als een kennismaking voor je opdrachtgever. Een korte voorstelronde, zodat deze beter kan inschatten wat voor een persoon je bent en wat voor een bedrijf je hebt.
a) Je persoonlijke gegevens: naam, adres, e-mail, etc. Eventueel kort iets over jezelf.
b) Je bedrijfsgegevens: naam, adres, bedrijfsvorm, KvK, BTW etc en missie. Ook wie zijn je klanten, hoeveel mensen werken er bij je bedrijf, wat is de sfeer in het bedrijf, etc.

2) Waar ben je nu? – Over je huidige situatie
Hierin geef je aan waar je nu staat met je bedrijf, je huisstijl en je website en hoe je daar gekomen bent. Geef daarbij antwoord op de volgende vragen:
a) Wat zijn je diensten of producten?
b) Wat is je huisttijl nu: geef concrete voorbeelden van website, drukwerk, etc. Stuur dit – als het kan – mee met je briefing; leg ook uit wat de gedachtengang was voor deze huisstijl. Het is niet nodig te vermelden wie dit nu gemaakt heeft.
c) Wat is je website nu: als je al een site hebt, beschrijf wat je site nu is, welke functionaliteiten erin zitten, waar je deze host, hoeveel bezoekers je hebt. Licht ook hier toe waarom je site is zoals deze is.
Als je nu nog niets hebt, geen dan in ieder geval aandat je nog niets hebt (en waarom dat zo is).

3) Wat is je plan? – Je plannen en wensen
Beschrijf hier wat je wilt gaan veranderen.
a) Welke nieuwe diensten of producten wil je gaan lanceren. Wees hier zo duidelijk mogelijk:

• naam product
• toelichting
• planning in de tijd
• doelgroep / markt
• verwachte omzet

b) Je nieuwe missie. Als je iets gaat veranderen heb je waarschijnlijk een nieuwe visie met een nieuwe missie.
c) Een nieuwe huisstijl. Wat moet deze nieuwe huisstijl uitstralen? Vat het hier kort en bondig samen. Als je dat niet kunt of nog niet duidelijk hebt, schrijf dat dan ook op. Heb je ideeën over bijvoorbeeld het kleurgebruik, vermeld dit dan. Geef eventueel aan wat je absoluut niet wilt.
d) Een nieuwe website. Door de voorbereiding tot nu toe kun je de volgende zaken beschrijven:

• doelen website
• omvang site
• domeinnaam
• ideeën over hosting
• statisch of dynamisch
• aantal gebruikers (intern bij jouw bedrijf) en bezoekers (van buiten)
• de sitemap
• functionaliteiten: versie 1 en eventueel volgende versies
• aanmelding bij zoekmachines en portals

4) Wat betekent dit voor je leverancier? – Opdrachtformulering
Schrijf hierin wat je van je leverancier verwacht. Voor de inhoud van de opdracht verwijs je naar de vorige pagina. Vul dit hier aan met specifieke eisen ten aanzien van:

• doorlooptijd en deadlines
• eigendomsrechten
• verzoek tot referenties
• hoe snel je de offerte wilt ontvangen
• of je nog een debriefing wilt ontvangen (een weergave van je opdracht in de woorden van de leverancier)

Tot slot
Nu je je debriefing klaar hebt kan je offertes gaan aanvragen! Hierover meer in het volgende artikel – Offertes – dat morgen verschijnt.

Stem / Bookmark [?]