4-Stappenplan: Plannen – Contracten

Ter afsluiting van deze serie over Plannen een artikel over contracten. Met welke contracten heb je te maken? Wat moet je erin opnemen en hoe onderteken je ze?

Een contract met je hostingpartij
Een contract met je hostingpartij is er meestal niet. Door online je hosting af te sluiten ga je akkoord met de leveringsvoorwaarden van de hostingpartij. Door te betalen bind je je aan die voorwaarden. Lees deze voorwaarden dus goed. Als je vragen hebt, neem contact op met de hostingpartij. Het is moeilijk om de service van een hostingpartij te bekritiseren omdat een dienstverlening van 100% bijna nooit gegarandeerd wordt, zeker niet bij de goedkopere aanbieders. Je komt daarom vaak de 99,9% uptime garantie tegen.
Let er bij het afsluiten van hosting en je domeinnaam op dat je zelf de eigenaar van de domeinnaam bent en niet de hostingpartij. Mocht je dan een keer willen overstappen dan krijg je daar geen problemen mee.

Een contract met je ontwerper of programmeur van je website

Vaststelling van de partijen
In het contract moet beschreven zijn wie de opdrachtgever en de opdrachtnemer is. Vermeld daarbij de naam van je bedrijf, adresgegevens, KvK nummer (evt BTW nummer). Geef ook aan wie er tekeningsbevoegd is.

Vanaf dit moment kun je spreken over opdrachtgever en opdrachtnemer (de term leverancier kun je ook gebruiken, maar die moet je dan hierboven ook gebruiken).

Beschrijving van de levering
Verder moet in het contract exact staan welke dienst of product (naam en beschrijving) wordt geleverd, wat de prijs per eenheid is (inclusies en exclusief BTW), wat de levertijd is en waar het eigendomsrecht ligt.

Wees dus vrij uitvoerig in de omschrijving. Hoe algemener de beschrijving, des te meer mogelijkheid er is om later over de interpretatie ervan meningsverschillen te krijgen – is mijn ervaring. Neem ook in het contract op wat niet wordt geleverd.

Als je leverancier leveringsvoorwaarden heeft, vraag deze dan op en neem ze door. Neem bij vragen eerst contact op met je leverancier, voordat je tekent!

Betalingscondities
In het contract dient ook te staan wat de betalingscondities zijn: hoe snel wordt gefactureerd en wat de betalingstermijn is.

Geschillen
Grotere bedrijven hebben ook standaard regelingen voor geschillen. Bij kleinere bedrijven is dit vaak niet het geval. Mocht je hier afspraken over willen maken, neem dit dan zelf op in het contract.

Hoe moet je ondertekenen?
Als er sprake is van een offerteronde waaruit je een ontwerper of programmeur hebt gekozen, dan vormt de ondertekening van de offerte in 2-voud meestal het contract. Parafreer elke pagina en onderteken de laatste pagina met naam, handtekening, plaats en datum. Vraag dit ook van je leverancier. Houd zelf 1 exemplaar. Als je wijzigingen hebt in de offerte schrijf deze er dan bij en parafreer die door de tekst heen. Laat ook de leverancier parafreren.
Voeg eventuele aanvullingen op de offerte, zoals afspraken over levertijden, producten die je zult krijgen (bijv. logo en ontwerp website) apart toe als aanhangsel. Onderteken deze opnieuw beide en geef aan in het oorspronkelijke contract dat er een aanhangsel is en wat de titel daarvan is.

Splits eventueel de opdracht op in twee fasen
Je zult merken dat het definitief vaststellen van een contract met een programmeur heel lastig kan zijn. Veel van de functionaliteiten zul je nog duidelijk moeten krijgen. Dit geldt soms ook voor een ontwerp. Een oplossing is dan om een opdracht in 2 fases in te delen: 1 fase voor de uitwerking van de opdracht (in een funcitioneel ontwerp of een huisstijl) en 1 voor de daadwerkelijke uitvoering (in de vorm van een website of een ontwerp van de website).
Leg in zo'n situatie dan wel vast wat de uurtarieven zijn voor fase 2 en dat de uitkomsten van fase 1 volledig jouw eigendom worden. Je kunt dan eventueel alsnog uitwijken naar een andere leverancier (alhoewel dit in de praktijk toch een lastige zaak is).

Tot zover het eerste deel van het 4-stappenplan. In de volgende serie zal ik verder ingaan op de daadwerkelijke uitvoering!